綠葉韵

56期【工作交流】粗心大意怎么破 向灵丹


人非圣贤,孰能无过。在我们平日的生活与工作中,总是有钥匙丢了,考勤卡忘带了,订单细节写错了,标签贴反了,排单规格敲错了,集装箱装反了,客户的邮件忘了回了等等等等,很多看似不可思议却又时常发生的因粗心大意酿造的“惨案现场”。不可挽回损失的错误(事故)一旦发生,回首“四不放过”来追究原因以求下次杜绝时,一条“粗心大意”让人束手无策,甚至痛心疾首——你这么粗心,我到底奈你如何!


分析起来粗心大意是主客观原因各参半的,客观的原因是受周遭环境影响,可以用制度与方法加以纠正;主观的原因是取决于情感、态度、意识、性格等非智力因素而引起的,这一部分改善起来得守住一个基准——增强责任意识。一个责任心不强的人,思想意识涣散了,是无法创造价值的,那么在这个岗位上很可能经常出现“高危事件”,次数稍微增加就会被团队淘汰,即使换到其他团队中去,因主观责任心不强,最终也成不了大事。现在你因有责任意识,而又尝试着克服粗心大意,首先得有这样的态度:天下大事必做于细,天下难事必做于易。从小处着手一点点改善。接下来我结合实际分享一下粗心大意怎么破。

一、节奏放慢、心态端稳、先求精准、再求速度


很多人的粗心大意不是他不想做好,也不是他没有能力做准,而是心理素质不够好,遇到任务下达或他人在场就自乱阵脚,急于求成,慌慌张张想快点做好。有一句话说得很好“做了,没做好等于没做”。既然知道急急忙忙做不好等于没做,那么就还不如深呼吸、微调整准备状态,先理清楚你要做这件事的来龙去脉、步骤、节奏、时间限制等,然后做一个计划,一步步按照顺序来。切忌东捡一粒芝麻、西扔一个西瓜。


就拿我们上学时考试来举例说好了,这种印象大家最深刻。一个四五十人的考场,刚开始大家的节奏都一样,差不多都在做A面的选择题,你也很耐心很细心地慢慢琢磨、精心挑选答案。忽然寂静的教室有一人卷面“哗啦”一翻,他居然开始做B面了!你心中一惊,心跳漏跳一拍,笔尖不由地开始点点点你的卷面,越是这样你脑海中庞大的数据库越来越混沌、模糊,你很想加快节奏,但是怎么都提不起来速,力不从心。再忽然,有人椅子一响,这厮居然交卷了!你才刚翻B面!其实不管今天的考试限时是90分钟也好,是2小时也好,你完全有时间掌握节奏慢慢来,但考完总会发现一些惨不忍睹、难以置信、傻瓜级别的错误,这些错误就是因为你的心态太着急、精力不够集中、急于求成造成的。


现在回首想想这种“粗心大意”,忽然觉得其实真的没那么难以克服,你只需要放慢属于你自己的节奏,调稳心态,在求速度的节奏之前,先将手头所负责的做准确。广告耗材是个朝阳行业,现在我们刚刚在这条道上起步,未来在这个行业会越做越高精尖,对于我们这条行业链上的各个员工最基本的要求就是“精准”,如若不然造成的“材料浪费、成本过高、次品外流”等等会让我们做的很吃力。


二、多做多练、游刃有余、养成习惯、提升效率


“失败是成功之母”,错误在千万次地正确练习中是会养成正确的习惯的,很多错误让人咬牙切齿是因为上次犯了,下次又来了,然后无休止的下下次。一次次地给链条上的下游环节带来错误性的指令与配合,导致前期做的所有工作功亏一篑。前期我也写过一篇文章叫做《千万次地练》,在工作中的错误也是一样,可以通过练习来得到纠正的。上学时期我们经常有一个“改错集”,就是将每次做错的题目集中抄到一个本子上,反复的分析、记住产生错误的原因,每隔一段时间就抽出来再演算一遍,重复几次,就会走上细心、熟练的道路。很多错误你在脑海中没有形成记性,所以下次又轮到这一页的时候,没有任何惊醒之心,错误就这样一放任。


我之前在一家会计事务所学习做审计,培训完后师父让我帮忙誊写一本账簿,要求就是字迹工整、不要誊错。我一看挺简单的,欣然接受,没想到师父给了我三个空白的账簿,我说不是让我誊写一遍吗,怎么要三个本子?师父会心一笑说,你肯定一次性誊不正确的,慢慢来,另外两个本子是备选用的。知道誊账簿的重要性,我专门挑了一个没有旁人打扰的时间段来誊写,心想静心静音我总能顺利过关的。没想到那次简简单单的誊写账簿,我不光用完了师父给我准备的3个本子,自己还掏钱另外买了9个本子,直到誊写到第12本我才顺利、工整、准确地誊写完账簿。


在错误一遍遍发生的过程中,除了第一个步骤要慢慢来、调整急躁的心境,现在就需要记忆错误发生点和发生的原因了,再下一次出现到这个关卡时就要格外注意,越过去。错误记忆深不深刻是可以通过练习来加强警戒心的,练习地多了自然而然就知道怎么避“雷区”。只要越过粗心大意这一块儿,就会在“救火”上节省很多时间和精力,很顺利地面对下一个环节。


三、认真检查、互相监督、严格要求、奖罚分明


在你顺利做完的那一刹那不妨给大脑下一个指令,再检查一遍。有的时候你很投入进去做,很难发现哪里粗心大意了,当做完跳出来看时会看得更清楚。也有情况是你身在其境难以发现错误,这时你需要一个旁观者来帮你检查了。一个人容易出错,多一个人检查就会多一个发现错误的机会,少一道错误出现的几率。监督的人由于没有“习惯性错误”,或者监督人有“常犯错的经验“,他更容易看到问题的所在。对于容易迷糊的人,一时半会儿很难改掉粗心大意的毛病,建议自我加强心理暗示,给自己犯错和做对划一个奖罚的目标。比如经常出错的环节,若是再出错一次罚自己跑1000米、包揽办公室卫生一天、倒垃圾一周、自我张贴检讨等,若是没出错奖励自己20元买水果、买本书给自己、允许自己周末不加班等。这些都是自发有意识的要求自己。对于哪些看上去很严谨很有经验的人,其实都是在一路摸爬滚打中锻炼出来的,所以只要你恒心、决心到位,早晚一天你也会成为心细如麻、丝毫不乱的能手!


之前在海关办理清关文件,在几千字密密麻麻的清关文件中,我将Co.,Ltd打成了Co.ltd,就微小的一个“,”的距离。当我将自认为核对好的文件递交过去时,单证员立马退回来并用铅笔画出这一个逗号的间距,我当时心里就服了:“这密密麻麻的草稿一大片您也看得出来?”那位单证员很轻松地回答,看了几万遍了,那个间距就应该是那个宽度,你少一个点间距就会窄一点,在我的眼里看了就不舒服,缺一块儿,自然就很容易发现指出了。


这等火眼金星绝对是堆砌在高度的责任心、严格的要求、极尽苛责的检验标准上的。在我们工厂质检这一环节就是“认真检查、相互检查、严格要求、奖罚分明”。任何一个工厂若是在工艺全部完成的流程后,缺乏复检这一环节,而是一味追求大跃进,那么后果是不堪设想的:铺天盖地的赔偿、戛然而止的合作。连下一次想粗心大意的机会都不曾有了。


在工厂这个大链条上,采购服务于生产,采购若是粗心大意采购的基材品种不对、尺寸不对、克重不对,生产拿什么生米煮熟饭?生产服务于分切,生产若有贴合的错误、涂布的错误、工艺配方错误,分切干站在机台旁“没米下锅”。分切服务于仓储,分切订单切错、标签贴错、数据错误,仓储只会将一锅乱炖成粥。仓储服务于销售,若是数据错误、配货错误、装柜错误,销售有的可以暴跳如雷地加入救火,有的可能就没有任何收益了。销售服务于客户,若销售产品细节沟通错误、单价报错、资料做错,只会在这个循环中导入更多的错误进来,错误源源不断,直至企业无法运转。


所以看看,一句云淡风轻的粗心大意,竟是这般令人痛下决心——不可姑息。粗心大意,一旦你下定决心要破,那么就按照PDCA做循环来改善。先计划破哪个环节的粗心大意,步骤,方案等等计划好;再反复练习、认知到位;然后全方位检查、深化记忆;最后得到提升,进入下一个环节的粗心大意攻破!最终的结果会是摒除“小心翼翼、如履薄冰但屡不悔改”,换来的是“明察秋毫、顺心顺意且高效运转”!

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